Medikamente, Geräte, Temperaturen und Schulungen zweier Ordinationen statt Papierprotokollen
Alles, was eine Praxis außer den Patienten dokumentieren muss, in einem System für zwei Standorte — und eine Liste dessen, was heute zu erledigen ist.
Die Übersicht für beide Standorte. Ein abgelaufenes Medikament am einen, eine fehlende Temperaturmessung am anderen und ein Blutdruckmessgerät, das in fünf Tagen geprüft werden muss, stehen in einer Liste — sortiert nach Dringlichkeit.
Ausgangslage
Fristen lebten in Heften und im Kopf der Pflegekräfte.
Zwei Ordinationen in verschiedenen Gebäuden, jede mit eigenen Medikamenten, Geräten und eigenem Kühlschrank. Temperaturen, UV-Strahler und Reinigung wurden auf Papierbögen eingetragen, Ablaufdaten von Medikamenten und Material am Regal kontrolliert, Kalibrier- und Schulungstermine standen in Tabellen.
Papier dokumentiert, aber es warnt nicht. Eine Temperatur außerhalb des Bereichs sieht auf dem Bogen aus wie eine korrekte, ein ausgelassener Tag fällt erst bei der Kontrolle auf, und ein abgelaufenes Medikament findet man, wenn man es braucht.
Was wir gebaut haben
Jedes Modul schickt seine Fristen in eine Liste.
Medikamente mit Packungen, Chargen und Ablaufdaten, medizinisches und Büromaterial mit Mindestbestand und Einkaufsliste, tägliche Protokolle für Temperaturen, UV-Strahler und Reinigung, Geräte mit Prüfplan, IT und Lizenzen, Schulungen, Anwesenheit und Urlaub. Fast jeder Eintrag gehört zu einem Standort, und im Kopfbereich lässt sich zwischen einem und beiden umschalten.
Die Erinnerungs-Engine sammelt Fristen aus allen Modulen und ordnet sie nach überfällig, innerhalb von 7 Tagen und innerhalb von 30 Tagen. Eine Erinnerung lässt sich erledigen oder verschieben, die Glocke im Kopfbereich meldet neue, und jede Person kann die Termine über einen privaten Link in ihren Google- oder Apple-Kalender übernehmen.
Zwei Rollen — Ärztin bzw. Arzt und Pflegekraft — mit serverseitig geprüften Berechtigungen und einer Historie zu jeder Änderung: wer, wann, was. Das System speichert bewusst nichts über Patienten: keine Namen, keine Sozialversicherungsnummern, keine Diagnosen und keine Anbindung an die Praxissoftware.
Ergebnis
Das Papier, das die Kontrolle verlangt, entsteht aus den Einträgen.
Monatsbögen für Temperatur, UV-Bestrahlung und Reinigung werden direkt aus den erfassten Werten gedruckt. Eine Checkliste der räumlich-technischen und personellen Anforderungen zeigt, welche erfüllt sind und welche nicht.
Patientinnen und Patienten sehen auf einer öffentlichen Wartezimmer-Seite Ordinationszeiten, Preisliste und weitere Dokumente, die die Pflegekraft direkt im System aktualisiert. Geplant, noch nicht im Einsatz: der Import der ursprünglichen Tabellen und die Anbindung an die Buchhaltungssoftware Pohoda.
Wichtigste Module
Medikamente
Packungen mit Charge und Ablaufdatum, drei Lagerorte, Ausmustern und Ersetzen in einem Schritt.
Material und Büro
Bestand aus Bewegungen, Mindestmenge, Einkaufsliste und eine monatliche Erinnerung an Büromaterial.
Tägliche Protokolle
Temperaturen, UV-Strahler und Reinigung, mit druckfertigem Monatsbogen.
Geräte und IT
Prüfplan — Eichung, Kalibrierung, sicherheitstechnische Kontrolle — mit Protokollen, dazu Lizenzen mit Ablaufdatum.
Schulungen und Anwesenheit
Nachschulungen mit Frist, Kommen und Gehen, Urlaubsanträge zur Genehmigung.
Erinnerungen und Kalender
Eine Liste aus allen Modulen, Desktop-Benachrichtigungen und ein Link in den eigenen Kalender.
Wir bauen CRM-Systeme nach Maß
Wenn Ihre Aufträge heute in einer Tabelle und in den Köpfen der Mitarbeiter stecken, sehen Sie sich an, wie wir vorgehen und was dazugehört.
Vorher und nachher
Links ein Papierprotokoll der Kühlschranktemperatur — ein Wert außerhalb von 2–8 °C, ein ausgelassener Tag und eine Spalte, die irgendwann niemand mehr ausgefüllt hat. Rechts die Übersicht, die all das am Morgen von selbst zeigt.
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